任务二 管理费用业务

任务描述

望家欢食品公司在2022年度的管理费用中发现，办公费、会议费和水电费的支出较高，且存在报销手续不规范、费用控制不严的问题。为了提升费用管理的效率和透明度，公司决定在2022年初重新制定并严格执行办公费、会议费和水电费的管理制度。财务部需要对各部门的费用报销进行严格审核，确保费用的合理性和合规性，并对异常费用进行详细调查。

为了深入了解和有效处理管理费用业务，需关注以下几个关键问题：

1.管理费用的具体包括哪些项目？

2.企业在管理费用的审核过程中应关注哪些关键点？

3.如何制定和执行办公费用的内控制度？

4.会议费用的审核需要哪些佐证材料？

5.企业在控制水电费用方面可以采取哪些措施？

管理费用是企业日常运营中不可避免的一部分，涵盖了办公费、会议费和水电费等多个方面。为了确保管理费用的合理性和合规性，企业需要制定详细的内控制度，并在费用报销过程中进行严格审核。通过合理安排和控制管理费用，企业可以提高运营效率，减少不必要的开支。接下来，我们将详细探讨如何在实际操作中进行管理费用的核算和管控。

任务准备

管理费用概述

你是否曾经在企业的日常运营中遇到过这样的问题：为什么每个月的办公费用总是超支？为什么会议费的报销总是被财务部门打回？为什么水电费的账单总是让人摸不着头脑？这些费用看似琐碎，但实际上它们直接影响到企业的成本控制和财务管理。在接下来的内容中，我们将详细探讨如何核算和管理这些费用，帮助你在实际工作中更好地掌握企业会计实务的核心知识和技能。

管理费用是指企业为组织和管理企业生产经营活动所发生的费用，包括企业在筹建期间内发生的开办费、董事会和行政管理部门在企业的经营管理中发生的或者应由企业统一负担的公司经费（包括行政管理部门职工工资及福利费、物料消耗、低值易耗品摊销、办公费和差旅费等）、工会经费、董事会费（包括董事会成员津贴、会议费和差旅费等）、聘请中介机构费、咨询费、诉讼费、业务招待费、技术转让费、排污费、行政管理部门等发生的固定资产修理费用以及应缴纳的残疾人就业保障金等。

提示6-2

企业经营活动中发生比较频繁的常规费用要根据承担部门不同，记入不同费用。比如承担部门是行政管理部门的，记入“管理费用”账户；承担部门是销售管理部门的，记入“销售费用”账户；承担部门是研发管理部门的，记入“研发支出”账户；承担部门是生产管理部门或生产车间的，记入“制造费用”账户。

行政管理部门职工工资及福利费、工费经费、行政部门差旅费、业务招待费教材已介绍，本任务就企业经常发生的办公费、会议费和水电费进行详细介绍。

办公费概述

• 办公费构成

办公费包括了企业在经营活动中为业务经营的合理需要而发生的办公费、图书资料费、印刷费、邮电费、通讯费、办公车辆路桥费以及购买自动化办公的打印纸、碳粉、计算器等办公用品发生的费用。办公费是企业必不可少的费用之一，办公费具体包括以下几个方面：

办公用品费：涵盖各种办公用品的购买成本，如纸张、笔、文件夹、胶水等。

办公耗材费：包括打印墨水、墨盒、复印纸、订书机钉等办公耗材的采购费用。

通信费用：包括电话费、宽带费、传真费、网络通讯费等。

办公水电费：包括企业办公场所的电费、水费等基础设施费用。

报纸杂志费：包括单位购买日常办公用品、书报杂志的支出，以及日常印刷费支出。

印刷费：包括账簿、表册、票证、规章制度、资料等的印刷支出。

邮电费：包括单位开支的信函、包裹、货物等物品的邮寄费等。

交通费：包括单位公车等各类交通工具的燃料费、维修费、过桥过路费、保险费等。

保洁费：包括用于维护办公环境的保洁费用，如清洁用品费用。

办公费是企业正常运营的一部分，企业需要根据自身需求和预算合理安排办公费用。同时，管理办公费用需要注意合规性，遵守相关法律法规和企业内部规定。

• 建立办公费用管理（内控）制度

基于企业管理需要，企业应制定办公费管理办法，明确办公费采购管理、领用管理、报销管理等规。

（1）年初，由单位办公室按照所属部门上报的年度办公用品计划进行汇总，核定合理的需求量，经批准后进行统一批量采购。年中除极少数临时或特需的办公用品，所属部门不得另外自行采购，在制度上杜绝任意采购的口子。

（2）购入验收后，对即时使用的办公用品，原则上不作存货核算，减少管理和核算手续，统一验收后由各部门签字领取。批量购入的办公用品，需进行入库登记管理，各部门在使用时，签字领取。采购发票应附详细的明细单据，注明规格、型号、数量、单价、金额等内容。

（3）订阅书报应该根据单位经费情况，突出政治性、专业性、生活性等特点，除公司明确要求的任务，结合互联网发达的资讯平台，能不订则不订，能少订则少订。

（4）其他办公费的报销参照商旅费用和餐饮费用的报销制度，办公人员需提供合法合规的报销凭证，按照企业的费用报销流程进行费用的报销。

提示6-3 注意区分办公费与低值易耗品。

办公费是费用类科目，低值易耗品是资产类科目，两者的使用时间点不同，会计分录也不同。一般对低值易耗品进行摊销，而办公费是冲减利润。与产品生产有直接关系的计入低值易耗品，跟办公用有关系的办公用品计入办公费。

会议费概述

• 会议费含义

会议费是指用于支付会议举办和组织所产生的费用。包括会议场地租赁费、会议设备租赁费、会议餐饮费、会议材料费、会议服务人员费用、会议交通费用等。会议费通常由会议组织者或相关方承担，旨在确保会议的顺利进行以及参与者的舒适体验。

提示6-4

只有本公司为了公司发展与运营，召开的内部会议，才属于会议费。会议参会人员一般情况下为在企业有职务的雇员。企业参加的展销会或宣传会，实质上是企业租赁摊位，兜售产品或宣传企业形象，应计入销售费用。

• 会议费审核要点

由于“会议费”可以报销餐饮、住宿、食品饮料发票。这些发票的报销，既能在企业所得税前全额税前扣除，又能抵扣增值税销项税额。同时，因为“会议费”入账时，其获得的发票又与职工福利、业务招待费的发票类型相似度大，所以“会议费”也成为了企业避税的重灾区，税务机关也将其作为稽查的重点科目。

企业应严格审查会议费的真实性和合理性，除审核相关的增值税发票外，还需要其他佐证材料以证明会议的真实性和必要性。这里材料包括但是不限于：（1）《会议通知》，包括会议名称、时间、地点，证明这个会议的存在；（2）单位领导签字批准参加会议的批示，表示是单位同意参会的；（3）参会人员名单及签到表等资料；（4）会议照片，尽量保留照片。虽然不是必要内容。但有会议照片是应对稽查最好的证据，因为签到表可能作假，照片确很难作假；（5）会议记录。证明会议的内容真实，且属于公司合理的支出。

水电费

企业水电费是企业日常经营活动中必需的费用之一，用于支付企业使用水、电等公共设施所产生的费用。水电费的具体金额取决于企业的用电和用水量，以及当地公共设施的计费标准。一般来说，企业使用的水电量越大，水电费用就越高。为了合理控制水电费用，企业可以采取节能和节水措施，例如使用高效设备、优化生产工艺，减少能源和水的浪费。

水电费审核要点包括以下几个方面：

1.检查水电公司出具的账单，确认账单的日期、度数/用量、单价和金额是否与企业的实际使用情况相吻合。

2.对比当前账期的消耗量与历史用量和业务活动的变化，分析用量的合理性和节能减排的效果。确保与水电费支付相关的凭证，如水表和电表读数记录、付款收据等齐全并且存档。

3.对企业内部不同部门的水电使用情况进行分析，确保费用与使用者及其业务活动相对应。

4.对水电费用的异常波动进行调查，以查明是否有错误的计量、泄漏、盗窃或其他潜在问题。

管理费用业务会计处理

借款报销

此情形下，企业会收到增值税发票、费用报销单等凭证，应按实际支付的不含税费用，借记“管理费用”账户，按增值税专用发票可抵扣增值税税额，借记“应交税费——应交增值税（进项税额）”账户，按实际借款金额，贷记“其他应收款”账户。若借款金额＞费用报销金额，企业会收到归还的剩余借款，按剩余借款金额借记“库存现金”“银行存款”账户，若借款金额＜费用报销金额，企业会支付员工垫付的费用金额，按垫付的金额贷记“库存现金”“银行存款”账户。

垫付报销

此情形下，企业会收到增值税发票、费用报销单等凭证，或根据约定开出的相关结算凭证。应按实际支付的不含税费用，借记“管理费用”账户，按增值税专用发票可抵扣增值税税额，借记“应交税费——应交增值税（进项税额）”账户，按实际支付货款金额，贷记“库存现金”“银行存款”“其他货币资金”等账户。

提示6-5

实务中，企业经营管理发生的电费，一般是采用预付形式，即在开始使用电力服务之前，必须预先支付一定数量的电费，然后根据实际使用的电量进行扣除。在预先购买一定数量电费时，按照银行电子回单上预付的金额，借记“预付账款”，贷记“银行存款”。实际发生电费时确认费用，按照增值税专用发票金额及各部门摊销金额，借记“管理费用”“销售费用”“制造费用”等，按照增值税专用发票税额，借记“应交税额-应交增值税（进项税额）”，贷记“预付账款”。

在了解了管理费用的各个组成部分及其核算和管理方法之后，我们需要将这些理论知识应用到实际操作中，以确保企业的管理费用能够得到准确、合规的记录和报销。接下来，我们将具体探讨如何在实际工作中完成管理费用业务的会计记录工作。这包括票据的上传、核对、归类、审核以及会计记录等一系列步骤，通过这些操作，确保管理费用的每一笔支出都能得到合理的控制和准确的核算。

任务实施

管理费用业务

任务背景

请根据相关票据完成望家欢食品本月费用报销业务的会计记录工作。

任务要求

1.能及时、准确完成纸质票据信息的上传、核对和归类。

2.能够对收到的管理费用业务票据进行合规性、合理性审核。

3.能够依据收到的票据，正确判断经济业务类型，准确完成会计记录。

任务分析

1.了解管理费用业务流程

管理费用业务流程与销售费用业务流程一致。

2.票据审核

管理费用报销业务票据审核要点与销售费用票据审核要点一致。

3.票据分类

在费用业务中，可根据是否预借借款，分为“费用借款”“有借款管理费用报销”“无借款管理费用报销”。

4.审核报销单，执行费用报销流程

在信息系统中，付款单、付款退款单和其他应付单是设置费用业务会计模板的来源单据。根据审核、分类后的信息，对信息系统中的差旅费报销单或费用报销单以下字段进行修改、审核，并根据实际报销情况下推生成付款单或付款退款单，确保据此单生成的付款单、付款退款单、其他应付单的信息准确无误。

5.管理费用业务会计模板设置

提示6-6

本任务中“付款单”（付款用途≠实报实付）和“付款退款单”凭证模板的设置与销售费用业务中关于这两个业务单据的模板设置一致，只需设置一次即可；本任务中“其他应付单”“付款单”（付款用途＝实报实付）凭证模板的设置可与销售费用业务中关于这两个业务单据的模板设置汇总考虑，合并设置为一个模板。

6.生成管理费用报销业务凭证

根据设置的凭证模板，通过其他应付单、付款单、付款退款单批量自动生成管理费用报销业务凭证。

任务演练

根据任务背景，完成以下任务操作：

1.根据业务类型及企业制度，对票据进行审核，并完成票据分类

2.根据票据审核分类结果，对报销单单据进行修改审核并下推业务单据

3.设置凭证模板，自动完成会计记录

任务拓展

企业中，无法归类为销售费用和财务费用的是否均作为管理费用入账？